뛰어난 관리자의 시간 관리

많은 관리자들이 이런 감개가 있다. “하루를 바빴는데도 뭘 바빴는지 시간이 부족했다.”

사실 효과적으로 시간을 사용하면 업무효율을 높일 수 있으며 같은 시간에 더 많은 일을 할 수 있으며 더 잘 하고 뛰어난 관리자가 될 수 있다.

어떻게 해야만 효과적으로 시간을 운용할 수 있습니까?

하나, 사무의 유형에 따라 시간을 배정하다.

대체로 사무는 네 종류로 나눌 수 있으며 관리자는 얼마의 시간을 들여 타입을 보아야 한다.

① 긴급하고 중요하다.

고객과 업무 상담, 미제로 납품, 설비 고장, 제품 품질 문제 등이 포함된다.

관리자는 이런 불타는 일에 대해 일반적으로 소홀히 하지 않으며 하루 종일 시간을 들여 처리해야 한다.

②는 중요하지만 긴요하지 않다.

원경 기획, 제품 혁신, 인재 양성, 조직 조율 등을 포함한다.

이런 사무는 조금도 급박하지 않은 것처럼 보이지만, 여유롭게 할 수 있지만, 관리자는 애써 노력하고, 힘내서 하는 일을 관리자의 첫번째 요인이다.

만약 이런 일에 가장 많은 시간을 쓰지 않는다면 관리자는 바로 ‘본업에 종사하지 않는다 ’다.

③ 긴급하지만 중요하지 않다.

일상 서류, 근무 예회, 전화 받기 등.

이런 사무도 관리자가 빨리 처리해야 하지만 시간이 많이 걸리지 않는다.

④ 긴급도 중요하지 않다.

불가 응대, 지루하고 무테마한 회의 등을 포함한다.

이 같은 사무에 대해 관리자는 먼저 생각해 볼 수 있다. "이 일은 아예 거들떠보지 않으면 어떤 상황이 생길까?"

답이 "아무 일도 없었다면."

그럼 즉시 이 일을 그만두어야 한다.

둘째, 매일 먼저 가장 중요한 일에 착수한다.

일반적으로 말하면 관리자는 매일 많은 사무를 처리해야 한다.

많은 관리자들이 가장 부차적인 일을 잘 처리하고 자신을 격려하고 나서야 가장 중요한 일에 직면할 수 있다고 착오했다.

이것은 사실 일종의 비경제적 이용 시간의 방법이다.

그것을 마지막까지 끌고, 관리자는 하루의 일을 거쳐 대부분 지쳐서, 그것에 충분한 정력을 갖기 어려울 만큼 시간이 많지는 않으며, 그것을 잘 하기가 어렵습니다.

관리자가 이렇게 하는 근본적인 원인은 마음속 깊이 어려움을 두려워해 가장 중요한 일을 회피하기 때문이다.

뛰어난 관리자로서 반드시 이런 심리적 경향을 극복해야 한다. 우선 가장 중요한 일에 착수해 충분한 시간으로 그것을 처리하고, 그것을 잘 처리해야 한다.

3.매일 기동 시간을 남겨 두다.

관리자는 이런 실수를 하기 쉽다: 각종 활동으로 하루의 시간표를 꽉꽉 배열해 ‘기동시간 ’ 처리가 불가능한 각종 돌발 사건이 발생할 수 있다.

만약 의외의 상황이 발생하면 관리자는 계획의 업무를 포기해야 하고, 돌발 사태를 처리하고, 오늘 미완성된 일은 내일의 업무표에 추가해야 한다.

일하는 것은 마라톤이지, 달리기 보다는 자기 압력을 가해 관리자는 오래 버티지 못한다.

이에 따라 관리자는 매일 ‘기동시간 ’을 남겨야 한다. 돌발사건이 발생하지 않았더라도 관리자는 ‘기동시간 ’을 이용해 다소 부차적인 문제를 처리할 수 있다. 혹은 직원들과 연락을 하고, 휴식을 취하고 하루 일 중 득실을 고려하는 등.

이렇게 관리자는 긴장하고 하루를 가볍게 완수하고, 여유롭게 내일을 향한다.