案内状の書き方

案内状の書き方

1、指示の意味と特徴
指示:上級機関に指示、承認を請求するための上り公文書である。以下の特徴があります。
①提示事項は一般的に時間的に強い。指示された事項は一般的に明確に解決しなければならない。そうしないと、正常な仕事に影響を与えるため、時間性が強い。
②事情に応じて指示を仰ぐ。
③一般的に一つの機関を主に送り、多くの機関を主に送らない場合、他の機関を同時に送る必要がある場合は、抄送形式を用いなければならないが、指示を仰ぐと同時に下級機関を抄送してはならない。
④所属関係によって級ごとに指示を仰ぐべきで、一般的な情況は級を越えて指示を仰ぐことができなくて、もし確かに級を越えて指示を仰ぐ必要があるならば、同時に直接主管部門に抄報しなければならない。

2、指示の分類

指示された内容と書く意図によって3種類に分けられます。
①指示を仰ぐ案内。このような指示は一般的に政策的な指示であり、下級機関が既存の政策規定を明確に解釈し、変通処理の問題を審査・認定し、突発事件や新しい状況、新しい問題をどのように処理するかを明確に指示する必要があるなどの指示である。
②承認を求める指示。このような指示は下級機関がいくつかの具体的な事項に対して上級機関に承認を要求する指示であり、主な目的はいくつかの実際の困難と具体的な問題を解決することである。
③承認を求める指示。下級機関がある広い事項について処理意見と方法を提出するには、各関係方面が協力して処理しなければならないが、規定によって平級機関や所属部門に処理を指令することはできない。

3、指示された文章を書く要求

一般に、タイトル、主送機関、本文、発文機関、日付の5つの部分から構成されています。提示した本文は、主に提示した原因、内容、要求の3つの部分から構成され、提示する時に理由を十分に述べ、提出した解決策は具体的で、確実に実行しなければならない。指示された注意事項はその特徴に記載されているほか、指示と報告の違いにも注意しなければならない。報告で指示文を代行してはいけない。要求の内容が他の部門や地域に関連する場合、正常な状況下で事前に協議し、必要に応じて連行文を締結することができ、関連方面の意見が一致しない場合、如実に指示に反映しなければならない。また、交付金を請求する添付予算表;規則制度の承認を請求する場合、規則制度の内容を添付しなければならない。問題の処理を指示する場合、本部門はまず明確に態度を表明しなければならない。正式に申請書を印刷して上級機関に送る時、文頭に発行者の名前を明記しなければならない。