秘書の電話応対のマナー

会社で秘書をしている友達は、きっとよく通ると思います。電話相談、問い合わせ、通知、解決に来ました。電話では、多くの人と知り合うことができます。この人たちはあなたとは会っていません。あるいは会うことが少ないです。電話での接触が多いだけに、あなたの声を聞くと、ある印象があります。この印象はいいかもしれません。悪いかもしれません。印象がいいです。彼はあなたと多くの話をすることができます。問題をスムーズに解決します。印象が悪いです。二言三言で終わるかもしれません。ですから、あなたが直面しているのは生命のない設備だけですが、遠くの電話に出る人を想像の中で見なければなりません。彼に向かっているようです。
　　
この点ができない人がいます。普通は人に対していいですが、電話をかけると機械的になります。単調で、ひどい声で喧嘩するように聞こえます。彼は想像力を駆使していないので、お互いの顔を見て話をするように親切で礼儀正しいということができないからです。
　　
このような場合は、会話に注意しましょう。エチケット勉強だけでなく仕事にも活かす必要があります。きっといろいろなトラブルを減らしてくれます。電話をかける時、あなたの姿、笑顔、動作の表情で、相手は全く見えません。そのため、あなたの善意、親切、好意は、あなたの言葉と声によって表現されていますので、電話をかける時の声のトーンに注意してください。
　　
ふだん、あなたの声調はあまりよくないです。あなたの言葉はあまりこだわらないです。他の人はあなたの態度と表情を見ることができます。しかし、電話では声だけで話しています。ですから、あなたは慎重に声のトーンをコントロールして、あなたの声のトーンを穏やかに、親切に、耳を快くして、あなたの友情を伝えることができます。
　　
注意してください。あなたの口はマイクに向かっています。唇はマイクから半寸ほど離れています。音量はあまり大きくないか、あるいは小さくないようにしてください。字を噛むのははっきりしていて、話すスピードはいつものスピードよりややゆっくりしています。必要な時は重要な話を二回繰り返します。時間、場所、数の字を言ったら、必ず丁寧に説明してください。
　　
電話に出る人はあなたが直接探している人ではなく、あなたも非常に友好的で礼儀正しい態度で対応します。下手をすると一つの関係になります。会社事務の人は、少しでもあなたの仕事に影響を与えます。公務をぬきにして、普段はありのままの習慣を身につけることが、身近な友達や家族にもいいです。