実用的なオフィス受付のマナー

（一）接客マナー。

接客マナーはオフィスの日常受付の重要な仕事です。

正確な接客の仕事は、情熱と誠実を除いて、礼儀の常識が必要です。

送り迎えは、日常の受付の主な仕事です。

1.事務室は日常的に来客を迎える。

秘書が事務室で来客を接待するのは、前もって約束したものもあれば、臨時に約束のない「招かれざる客」もある。

約束があるにしろ、約束がないにしろ、秘書は親切にやるべきです。

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来賓がよく知っていて約束どおりに来たら、秘書は親切に握手して丁寧に事前に手配した会談場所に案内してくれます。

初めて訪れたゲストに対しては、約束の有無にかかわらず、秘書は誠意を持って自己紹介を行い、または確認または丁寧に来客の身分を尋ね、握手と挨拶をし、必要な時には来客と丁寧に名刺を交換します。

約束のある、重要な、あるいは来客に対して、丁寧、尊敬と情熱、友好を表すために、主人（多くは秘書）は前もって予約した場所や本社の玄関口、オフィスの下で来客をお待ちします。

来客が乗っている車が近づいたら、笑顔で手を振って挨拶します。「ここでお待ちしています。いらっしゃいませ」という意味です。

2.事務室の外でお客さんを迎える。

秘書は付き添わなければならない時もあります。

空港、埠頭、駅などの交通機関に来賓を迎えたり、接待活動で来賓を迎えたりするのは、オフィスの日常的な出迎えに比べて、手続きがもっと複雑で、礼儀作法の要求ももっと大事です。

お客さんを迎える時、主人は早めにお迎えの場所に着くべきです。

来賓が到着したら、主人は挨拶をしたり、自己紹介をしたり、名刺を交換したりします。

来客と初対面の場合は、秘書は事前に「XX会社のXX先生ご一行を歓迎します」などと目立つような文字が書いてある整理券を用意しておきます。

重要なゲストには、交通機関や特定の場所で歓迎式を行うことができます。

必要に応じて、迎賓線を手配します。即ち、お客様を迎える時、厳かさを表すために、同時に、お客様双方の挨拶にも便利です。

迎賓線はドアの中にもドアの外にも配置できますが、必ず来客の方向に向かってください。

迎賓線の出迎えは職務の高低によって並べられます。配列は「一字式」または「雁字式」です。

大切なお客さんを歓迎する時、花を送ることもあります。

花を送る時、普通は“友情、喜び、歓迎”の花言葉の花言葉の花を代表することを選ぶべきで、例えばバラ、蘭、ストックなど。

外国のお客さんを接待するなら、花を送る時、必ず来客のある国の花に対する禁忌の風習を尊重します。

一般的に、赤い系や紫系がいいです。黄色の花や菊、ツツツジ、石竹の花は避けてください。

来客のある国の国花はたいてい人気があります。

数の上で、西洋人が花を送るのは普通はシングルですが、13本は送れません。

（二）お客さんを送る

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諺にもあるように、「出迎える三歩、身は七歩を送ります。」

これはお客さんを送る一番基本的な礼儀です。

お客様を送る時、秘書は実際の状況によって、お客様を事務室（または応接室）の入り口まで送ったり、エレベーターの入り口まで送ったり、職場の玄関口まで送ったりします。

見送る時に必ず注意しなければならないのは、どこまで送っても笑顔で手を振って見送ることです。

握手して別れる時、主人は普通は先に手を伸ばしてはいけなくて、人に“客を追って”の誤解を引き起こさないようにします。

重要な訪問は一定の送別式を行うべきです。送別式は交通場所や特定の場所で行われます。

必要に応じて、送賓ラインを手配します。即ち、お客様を送る時、厳かさを表すために、また、お客様同士の別れの挨拶にも便利です。

送宾线の人数と手配は迎賓と似ています。

また、花の手配もできます。

送別する時、シャクヤクの花、紅の花などを使うことができて、楊柳、杉の枝をプラスして祝福と惜別を表すことができて、迎える時花を送るように、関連する禁忌にも注意します。

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