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기업 문서 관리 방식

2010/10/22 17:55:00 54

관리 기업 문자

컴퓨터가 보급됨에 따라기업정보화는 전자문서를 기업의 지혜 재산의 주요 적재체로 만들어 정보화 정도가 높을수록 기업이 생기는 전자 문서가 많아질 것이다.기업 문서를 잘 관리하고 활용할 수 있을까기업지혜 재산의 가치는 기업 정보화 정도의 중요한 고찰 지표뿐 아니라 기업의 발전에 더욱 관련된다.


전통적 기업 문서 는 모두 기업 로컬 컴퓨터 에 보관되어 있으며 문서 에 대한 다른 분류 를 통해 기업 을 할 수 있다문서관련 디렉토리에 저장되어 있기 때문에 다급 자목록이 나타날 수도 있습니다. 이론적으로는 루트 디렉터리에서 시작할 수도 있지만, 아마도 긴 경로 (예를 들어 APC 디렉토리 아래에 있는 B 디렉토리의 E 파일을 찾을 수 있습니다.효율 지상의 경쟁 사회에서는 이런 것을 허용하지 않기 때문에 사람들은 이 문제를 수색 방법으로 해결하고, 나무의 문서 구조를 편평화시키는 것도 마찬가지다. 그것은 바로 정확성, 이 문제는 적절한 배열 시스템이 필요하다.실제 정렬 은 인기 교호 에서 고려 할 만한 세부 로 적합 한 정렬 메커니즘 을 기업 문서 문서 를 더욱 질서 있 게 할 수 있 고 더 좋은 가독성 을 높여 문서 관리 의 효율 을 높일 수 있다.


기업 문서 정렬 체제를 이해하려면 우선 기업 문서의 기본 구성을 분석해야 한다.일반적으로 말하자면, 기업 문서는 텍스트, 사진, 도면, 표, 오디오, 영상 등 형식이 매우 복잡하고, 전자 문서의 다양성 관리에 큰 불편을 끼친다.대기업은 일반적으로 본 기업의 업무를 분석하고 천문학적 숫자를 동원하는 인력 재력을 동원해 완전한 문서 관리 시스템을 세우고 중소형 기업에 대해 대량 자원을 투입하여 자신의 문서 관리 시스템을 개발하는 것은 필요없다. 대부분 다음과 같은 몇 가지 방식을 채택할 것이다.


하나, E -MAIL 방식


이런 방법은 일반적으로 문서를 우편물 첨부파일에 보관하는 방식으로 중소기업에서 흔히 볼 수 있다. 그것은 전파 속도가 빠르고 기존의 성숙한 우편물 시스템 및 메일 클라이언트 (outlook, foxmail, thunderbird 등), 기업 문서를 압축 및 배포할 수 있다. 이러한 방식은 기본적으로 시간 순위를 통해 기업 문서를 관리하는 것이다.단점이 뚜렷하다. 문서는 압축 후에야 업로드를 할 수 있으며, 다운로드 해제 후에야 열람이 가능하고, 시간이 걸리고, 메일 저장과 업로드는 모두 크기 제한이 있다.기업의 메일박스 방식을 채택한다면, 비용이 매우 높고, 둘째는 인터넷 속도의 영향을 많이 받는다. 대형 사이트에서 제공하는 서비스를 채택한다면, 인터넷 속도 영향 문서관리를 고려해야 할 뿐만 아니라, 메일 부품 크기 제한이 기업 문서에 보존하는 불리한 요소를 고려해야 한다.더 중요한 것은 이 문서들이 분산되어 다른 메일박스에 저장되어 있어 문서의 공유 이용을 실현하기 어렵고 문서의 빠른 검색에 적응하지 못하기 때문에 한 기업의 문서가 여러 버전의 경우, 다른 예상할 수 없는 상황에 적응할 수 없다.


파일 공유 서버


기업 내부에 공유하는 서버를 설치하여 서버에 문서를 넣어 문서의 저장과 공유를 실현합니다.파일 서버에서 파일을 분류하여 보관하고 파일 공유는 문서를 관리할 수 있으며, 비교적 간단한 검색 기능을 실현할 수 있지만 기업 문서에 대한 발굴과 재활용이 어렵습니다.이러한 방식은 기본적으로 문서 분류 정렬과 시간 정렬의 간단한 결합체로 기본적인 문서 관리 수요를 제공할 수 있으나 기능적으로는 기업 문서 관리의 수요를 원활하게 만족시킬 수 없다.


전문 문서 관리 소프트웨어


일부 큰 소프트웨어 개발상들은 이도가 있고 범마이크로소프트웨어, 덕아 과학 기술 등, 중소기업을 위해 많은 해결 방안을 제공하고, 많은 전문 문서 관리 소프트웨어를 개발했으나 소프트웨어 원가 및 교육 비용을 고려하고, 더 많은 기업은 SVN 버전 컨트롤 도구를 사용하여 문서를 관리하고, 특히 하이테크기술 기업이다.이런 방식은 비교적 선진적이며, 일종의 혼합형 정렬 관리로 문서의 공급, 흐름, 시간 등을 잘 통제할 수 있다. 다만 기술 문턱은 비교적 높고 전문성이 강하고, 관련 소프트웨어도 비교적 복잡하다.

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